Um bom software de gestão de atestados recebe o documento original pelo celular, confere médico, clínica, assinatura e QR code, devolve uma situação clara em linguagem de RH, leva ao médico do trabalho só o que a norma exige, registra cada acesso, preserva o original com registro de acessos e organiza os dados do afastamento para o RH lançar no S-2230.
Neste guia
Por que a planilha deixou de dar conta
Enquanto os atestados chegavam em papel e o DP lançava na folha, a planilha bastava. Hoje o atestado chega por foto, PDF, aplicativo de mensagem e e-mail, traz QR code e assinatura digital, precisa de conferência contra bases públicas, pode exigir revisão do médico do trabalho e vai para o eSocial. A planilha registra o resultado, mas não faz nenhuma dessas etapas, não guarda o documento original e não registra quem viu o quê. É aí que entra um sistema de gestão de atestados. Os dez critérios abaixo servem para comparar qualquer um.
1. Como o atestado entra
O colaborador precisa conseguir enviar pelo celular, sem instalar aplicativo nem criar senha, e o sistema precisa guardar o arquivo como foi gerado: o PDF original ou uma foto tirada na hora. Pergunte: o envio funciona por link e por QR code? O RH consegue registrar um atestado que já recebeu por fora? O colaborador recebe um protocolo e acompanha o andamento?
Sinal de alerta: sistemas que recebem só por e-mail ou que aceitam qualquer imagem sem distinguir foto original de print de tela.
2. O que é conferido, e contra o quê
A conferência precisa ser contra fontes públicas, não só contra o próprio arquivo: CRM do médico no conselho, estabelecimento no CNES, QR code do Atesta CFM apontando para um domínio oficial, assinatura digital ICP-Brasil, nome do paciente contra o cadastro, datas e dias coerentes, sinais de edição no arquivo e repetição do mesmo documento. Peça a lista completa e pergunte o que acontece quando uma fonte está fora do ar.
Sinal de alerta: a promessa de “detectar fraude” ou de “100% de precisão”. Nenhuma ferramenta tem essa certeza, e a conclusão é sempre humana.
3. Como o resultado é apresentado ao RH
O analista de RH não é perito nem médico. O resultado precisa dizer, em linguagem de RH, o que foi encontrado e o que fazer em seguida: seguir para a folha, pedir esclarecimento, confirmar com a clínica, encaminhar ao médico do trabalho. Um percentual de confiança sem explicação não ajuda a decidir e vira alvo em processo.
Pergunte: cada conferência vem explicada, com a fonte consultada? O sistema recomenda o próximo passo? Veja como o Atestadix resolve isso com as situações do atestado.
4. Revisão médica: quem faz e quem assina
Homologar atestado é ato médico. O sistema precisa levar ao médico do trabalho os casos que a norma exige revisar (afastamento longo, recorrência, indício de acidente de trabalho), com o histórico do colaborador, e o parecer precisa sair assinado pelo médico, em nome próprio. Se a sua empresa não tem médico do trabalho, pergunte quem presta o serviço, com qual registro, e quem fatura o ato.
Sinal de alerta: sistema que “aprova” ou “reprova” atestados sem médico, ou fornecedor que não diz quem é o responsável técnico pelo ato médico.
5. Proteção dos dados e registro de acessos
O diagnóstico é dado sensível pela LGPD. O sistema precisa restringir cada informação à especialidade e à responsabilidade de quem a usa e registrar cada consulta com nome, data e hora. O gestor direto, em regra, não precisa do diagnóstico; precisa do período e da situação do atestado.
Pergunte: o acesso é organizado por perfil? Existe um registro de acessos que a empresa possa exportar? O fornecedor assina contrato de tratamento de dados como operador?
6. Preservação do original e custódia
Se um caso chegar a processo, o que vale é o documento original, com data e hora de recebimento verificáveis, e o registro de quem o acessou. O sistema precisa guardar o arquivo intacto desde o envio (toda análise roda sobre uma cópia) e registrar a cadeia de custódia.
Pergunte: o arquivo original pode ser alterado por alguém? Como a empresa prova a data e a hora do recebimento? O que é entregue ao jurídico quando um caso avança?
7. Dados do afastamento para o eSocial
Afastamentos acima de 15 dias vão ao eSocial pelo evento S-2230, com datas, motivo e dados do médico. Redigitar esses dados a partir do papel é fonte de erro. O sistema precisa entregar os dados conferidos num formato que a folha ou o portal aceitem.
Pergunte: os dados do afastamento saem organizados para lançar no S-2230? O sistema envia o evento ao eSocial ou só organiza os dados? Há integração com o sistema de folha que a empresa usa, ou exportação em arquivo?
8. Histórico e absenteísmo
O valor de longo prazo está no histórico por colaborador (atestados anteriores, soma de dias em 60 dias, emissores recorrentes) e no agregado por área, que mostra o padrão antes de ele pesar no FAP. O painel do gestor deve mostrar números sem expor dados individuais.
Pergunte: o histórico é por colaborador e por empresa? O painel do gestor mostra dados individuais? Como o sistema calcula o absenteísmo?
9. Implantação e integração
Um sistema que exige meses de projeto não cabe na rotina do RH. O mínimo: importar a base de colaboradores por planilha, gerar os links de envio de uma vez e começar a receber. Integrações com folha e ponto são bem-vindas, mas pergunte o que existe hoje, não o que está no roteiro.
Pergunte: o que a empresa precisa fazer para começar? Quanto tempo leva, para uma empresa do seu porte? Quem acompanha as primeiras semanas?
10. Preço e contrato
O modelo mais comum é por colaborador ativo, com cobrança mensal. Verifique o que está incluso (conferência de todos os atestados, revisão médica, suporte) e o que é cobrado à parte (homologação médica avulsa, parecer). Peça o contrato de tratamento de dados junto com a proposta comercial, e não depois.
Pergunte: há mínimo de colaboradores? O que acontece com os documentos se a empresa sair? Qual é o prazo de retenção e eliminação dos dados?
O que levar para a demonstração
Um caso real da sua empresa, com nome e diagnóstico ocultos, de preferência um que tenha gerado dúvida. Peça para ver, na tela, o envio pelo celular, a conferência desse caso, o que o RH recebe, a fila do médico do trabalho e os dados do S-2230. Anote o que foi mostrado e o que foi prometido para depois: são coisas diferentes.
Checklist resumido
| Critério | O que exigir |
|---|---|
| Entrada | Envio pelo celular, link e QR code, arquivo original guardado |
| Conferências | CRM, CNES, leitura do QR code, assinatura digital, nome, datas, arquivo, repetição |
| Resultado | Situação clara, cada conferência explicada, próximo passo |
| Revisão médica | Médico do trabalho identificado, parecer assinado em nome próprio |
| Dados e LGPD | Acesso por perfil, registro de consultas, contrato de tratamento de dados |
| Custódia | Original intacto, data e hora de recebimento, registro de acessos |
| eSocial | Dados do afastamento organizados para o S-2230 |
| Histórico | Por colaborador e por empresa, painel do gestor sem dados individuais |
| Implantação | Planilha de colaboradores, links em lote, prazo combinado |
| Preço | Por colaborador ativo, inclusos e à parte explícitos |
Como o Atestadix se posiciona nesses critérios
O Atestadix é um sistema de verificação e gestão de atestados médicos para empresas, construído em torno desses dez pontos: recebimento pelo celular com o original preservado, conferências contra fontes públicas, resultado em uma situação clara com o próximo passo, fila do médico do trabalho (da Six Ocupacional ou o médico da própria empresa), informação restrita à especialidade e à responsabilidade de quem a usa, com registro de cada consulta, dados do afastamento organizados para lançar no S-2230 e valor por colaborador ativo. O que ainda não está em produção não aparece no site como se estivesse. Veja como funciona ou peça uma demonstração com um caso da sua empresa.
Fontes
O Atestadix confere tudo isso automaticamente em cada atestado recebido.
Ver demonstração